Certaines difficultés de l'accueil du nouveau résident peuvent être anticipées et surmontées par l'équipe pluridisciplinaire à travers une communication efficace entre professionnels, pensionnaire et famille et l'élaboration d'un protocole d'accueil. Une procédure administrative doit être suivie au cours de laquelle sont déterminés si la personne a le profil pour entrer en institution et si les prestations proposées par l'établissement d'accueil répondent à ses besoins. Chaque structure se doit enfin de mettre en place un protocole d'accueil en concertation avec l'ensemble des professionnels.

Les projets d'établissement s'engagent de façon de plus en plus récurrente dans une démarche d'animation et d'accompagnement centrée sur les souhaits des pensionnaires, leurs envies, leurs intérêts et leurs capacités physiques et psychiques. Marquer l'anniversaire de chaque résident peut apparaître comme une évidence, cependant il s'agit de respecter les choix de chacun. Quelle que soit la forme de l'activité festive, l'animateur doit faire la différence entre celle-ci et les animations à visée thérapeutique, bien que des effets bénéfiques suivent inévitablement ces moments particuliers.